Як підготувати дані для каталогізації
Каталогізація робить набір дослідницьких даних видимим як структурований та доступний для пошуку ресурс у репозиторії, інституційному каталозі, дисциплінарному порталі або федеративній службі пошуку.
У цьому посібнику пояснюється, як визначити об'єкт каталогу, вибрати відповідне місце призначення, підготувати необхідний опис, ідентифікатори, інформацію про доступ та зв'язки, а також перевірити остаточний запис каталогу.
Інформація про ресурс
Тип ресурсу
Покрокове керівництво з каталогізації даних
Цільові користувачі
Дослідники, куратори даних, співробітники репозиторіїв та менеджери каталогів
Рекомендоване використання
Перед поданням до репозиторію, реєстрацією в каталозі, індексацією або агрегацією
Пов'язані результати
Повний, узгоджений та готовий до каталогу запис набору даних
Що означає каталогізація?
Каталогізація – це процес представлення набору даних як структурованого запису, який можна шукати, фільтрувати, індексувати, пов'язувати та відображати в каталозі або репозиторії.
Запис у каталозі зазвичай описує набір даних і вказує на його цільову сторінку або місце доступу. Він не обов'язково містить усі файли набору даних.
Запис у каталозі – це не сам набір даних
Набір даних складається з дослідницьких файлів та супровідної документації. Запис у каталозі містить структурований опис, ідентифікатори, інформацію про доступ та посилання, через які користувачі можуть знаходити та отримувати набір даних.
Де можна каталогізувати дані?
Пункт призначення визначає, які поля метаданих, контрольовані значення та технічні вимоги мають бути застосовані.
Репозиторій
Запис репозиторію описує та надає доступ до депонованого набору даних та його файлів.
Інституційний каталог
Інституційний каталог об'єднує набори даних та інші ресурси, створені організацією.
Дисциплінарний портал
Доменний каталог може вимагати спеціалізованої термінології, змінних, методів або дисциплінарних класифікацій.
Федеративна служба виявлення
Агрегатор індексує метадані, надані репозиторіями або іншими зареєстрованими джерелами даних.
Описи рівня набору даних та рівня обслуговування
Перш ніж заповнювати запис, визначте, який тип ресурсу каталогізується.
Запис набору даних
Описує конкретний набір даних дослідження, його творців, вміст, методи, файли, умови доступу, ліцензію та пов'язані з ними результати.
Запис ресурсу або послуги
Описує репозиторій, базу даних, програмну послугу, дослідницьку платформу, інструмент або інший дослідницький ресурс повторного використання.
Ця інструкція зосереджена головним чином на записах наборів даних. Використовуйте шаблон опису ресурсу для каталогізації під час опису репозиторію, послуги, платформи або інфраструктурного ресурсу.
Робочий процес підготовки каталогізації
Перехід від визначення об'єкта каталогу до перевірки остаточного запису та його публічної цільової сторінки.
1. Визначення
Визначте тип ресурсу, область дії, версію та відповідальну організацію.
2. Виберіть
Виберіть репозиторій, каталог або службу виявлення.
3. Зіставте
Зіставте доступні метадані з полями призначення та контрольованими значеннями.
4. Зв'язок
Додайте ідентифікатори та зв'язки до людей, організацій, проектів та результатів.
5. Перевірка
Перевірте повноту, синтаксис, узгодженість, посилання та відображення.
Крок 1 — Визначення об'єкта каталогу
Запис каталогу повинен представляти один ідентифікований ресурс. Уникайте створення записів для невизначених груп файлів або цілих проектів, якщо каталог явно не підтримує колекції.
Питання для вирішення
- Чи є об'єкт набором даних, колекцією, базою даних, послугою чи програмним ресурсом?
- Яка науково-технічна сфера застосування об'єкта?
- Чи описує запис одну версію чи продовжуваний ресурс?
- Де здійснюється доступ до даних або послуги?
- Хто відповідає за ресурс?
- Хто буде підтримувати та оновлювати запис каталогу?
Крок 2. Виберіть місце призначення каталогу
Перш ніж готувати остаточний запис, перевірте місце призначення. Локальний файл метаданих може містити більше інформації, ніж каталог може відобразити або обміняти.
| Характеристика призначення | Що перевірити |
|---|---|
| Обсяг ресурсу | Які типи ресурсів та дисципліни приймаються? |
| Обов'язкові поля | Які елементи метаданих необхідно заповнити? |
| Контрольовані значення | Які словники, ролі, типи ресурсів та умови доступу підтримуються? |
| Ідентифікатори | Які схеми ідентифікації прийнятні для ресурсів, людей та організацій? |
| Зв'язки | Які пов'язані об'єкти та типи зв'язків можна представити? |
| Технічний інтерфейс | Чи можна імпортувати, експортувати, збирати або отримувати доступ до метаданих через API? |
| Процес перевірки | Чи проходить запис модерацію, перевірку або схвалення перед публікацією? |
Крок 3 — Підготовка мінімального запису каталогу
Корисний запис каталогу повинен містити достатньо інформації для ідентифікації, виявлення, розуміння та доступу до ресурсу.
| Елемент метаданих | Очікуваний вміст |
|---|---|
| Назва | Чітка та конкретна назва набору даних або ресурсу |
| Тип ресурсу | Набір даних, колекція, база даних, програмне забезпечення, послуга або інший визначений тип |
| Опис | Вміст, мета, обсяг, методи та цільове використання |
| Творці або постачальники | Люди та організації, відповідальні за ресурс |
| Ідентифікатор або цільова сторінка | Постійний ідентифікатор або стабільна URL-адреса, що веде до запису ресурсу |
| Тематичні дані та ключові слова | Наукова дисципліна, об'єкт дослідження, метод та тип даних |
| Умови доступу | Відкритий, обмежений, заборонений або закритий доступ та процедура доступу |
| Ліцензія або права | Дозволене повторне використання та заява про відповідні права |
| Дати та версія | Публікація, оновлення або дати доступності та поточна версія |
| Контактна інформація | Поточна контактна особа для запитань або запитів на доступ |
Крок 4. Напишіть назву та опис, орієнтовані на каталог
Користувачі каталогу часто бачать лише назву, тип ресурсу, авторів та короткий опис у результатах пошуку. Ці елементи мають бути зрозумілими без відкриття повного пакета набору даних.
Уникайте
Дані з проекту
Результати розрахунків
Додаткові матеріали
База даних досліджень
Віддайте перевагу
Результати розрахунку DFT для структурних та електронних властивостей кубічного карбіду кремнію
Набір даних геномних варіантів для досліджуваної клінічної когорти
Часові ряди концентрацій радіонуклідів у поверхневих водах
Рекомендована структура опису
- Вкажіть, що містить ресурс.
- Поясніть його наукове призначення.
- Визначте метод або джерело.
- Визначте часовий, просторовий, матеріальний або дисциплінарний обсяг.
- Визначте основні типи даних або виходи.
- Вкажіть умови доступу та важливі обмеження.
Крок 5 — Вибір тем та контрольованих термінів
Інформація про тему визначає, як запис класифікується, фільтрується та витягується. Використовуйте контрольовані словники, де існує відповідна дисциплінарна або загальна схема.
Рекомендоване охоплення теми
- наукова дисципліна;
- об'єкт дослідження, матеріал, популяція або місцезнаходження;
- метод, інструмент або обчислювальний підхід;
- тип даних або рівень обробки;
- основні виміряні або розраховані властивості;
- відповідне часове або просторове охоплення.
Якщо використовується контрольований термін, збережіть термін, назву словника та URI словника, де каталог їх підтримує.
Крок 6 — Додавання постійних ідентифікаторів
Постійні ідентифікатори зменшують неоднозначність та забезпечують надійне зв'язування між наборами даних, людьми, організаціями, проектами та публікаціями.
Об'єкт дослідження
DOI, дескриптор, номер доступу або інший ідентифікатор, призначений авторитетною системою.
Люди
ORCID або інший підтримуваний постійний ідентифікатор особи.
Організації
ROR або інший авторитетний ідентифікатор організації.
Фінансування та проекти
Ідентифікатори грантів, нагород, програм або проектів, де такі є.
Не вигадуйте ідентифікатори
Записуйте лише ідентифікатори, призначені відповідною системою, та перевіряйте, чи кожен ідентифікатор відповідає правильному об'єкту.
Крок 7 — Умови доступу до записів та їх повторного використання
Запис у каталозі має пояснювати, чи можна отримати доступ до даних та що користувачам дозволено з ними робити.
Доступ
- відкритий доступ;
- заборонений доступ;
- обмежений доступ;
- закритий доступ;
- процедура запиту доступу;
- дата закінчення ембарго.
Повторне використання
- ліцензія або заява про права;
- права власник;
- обов'язкове посилання;
- обмеження щодо третіх сторін;
- рекомендоване цитування;
- умови дозволеного повторного використання.
Крок 8 — Зв'язування пов'язаних об'єктів дослідження
Зв'язки збільшують можливості виявлення та дозволяють каталогам представляти контекст дослідження навколо набору даних.
| Пов'язаний об'єкт | Приклад зв'язку |
|---|---|
| Публікація | Набір даних доповнює або документується статтею |
| Вихідний набір даних | Набір даних було отримано з іншого набору даних |
| Нова версія | Запис є версією попереднього набору даних |
| Програмне забезпечення | Набір даних було створено або оброблено за допомогою ідентифікованих програмне забезпечення |
| Робочий процес | Набір даних було створено за допомогою документованого обчислювального або експериментального робочого процесу |
| Проект | Набір даних було створено в рамках дослідницького проекту або гранту |
| Колекція | Набір даних є частиною більшої колекції |
Де це можливо, запишіть пов'язаний ідентифікатор, тип ідентифікатора та тип відношення як окремі структуровані значення.
Крок 9 — Зіставлення локальних метаданих з полями каталогу
Не копіюйте значення механічно з локальної електронної таблиці в форму каталогу. Підтвердьте значення, повторюваність, контрольовані значення та очікувану структуру кожного поля призначення.
| Локальна інформація | Рішення щодо зіставлення каталогу |
|---|---|
| Автор набору даних | Зіставлення з творцем; використовуйте автора лише для другорядних ролей |
| Установа | Зіставлення з афілійованою особою, постачальником або видавцем відповідно до його фактичної ролі |
| Опис проекту | Витягувати лише інформацію, що стосується каталогізованого набору даних |
| Відкритий доступ | Зіставлення зі статусом доступу, а не автоматично з ліцензією |
| DOI пов'язаної статті | Зіставлення з пов'язаним ідентифікатором з відповідним зв'язком |
| Ключові слова методу | Зіставлення з предметами або методами без дублювання несумісних варіантів |
| Шлях до локального файлу | Не розголошуйте внутрішні шляхи комп'ютера або сервера як URL-адреси загального доступу |
Крок 10 — Підготовка цільової сторінки
Запис каталогу має вести до стабільної цільової сторінки, яка надає користувачам достатньо інформації про набір даних та пояснює, як його отримати.
На цільовій сторінці має бути відображено
- назва набору даних та тип ресурсу;
- творці та організації;
- опис та теми;
- постійний ідентифікатор;
- версія та відповідні дати;
- статус доступу та інструкції щодо доступу;
- ліцензія або заява про права;
- пов'язані публікації та дослідницькі об'єкти;
- контактна інформація;
- доступні файли або посилання на файли.
Крок 11 — Перевірка запису каталогу
Перевірте запис після його перенесення до каталогу або репозиторію, а не лише в локальному робочому шаблоні.
| Область перевірки | Запитання |
|---|---|
| Ідентичність | Чи описує запис цільовий набір даних або ресурс? |
| Повнота | Чи всі обов'язкові та відповідні поля заповнені? |
| Узгодженість | Чи відповідають назва, автори, версія, ліцензія та інформація про доступ пакету набору даних? |
| Ідентифікатори | Чи всі постійні ідентифікатори відповідають правильним об'єктам? |
| Контрольовані значення | Чи правильно закодовані типи ресурсів, умови доступу, ролі та зв'язки? |
| Посилання | Чи працюють посилання на цільову сторінку, завантаження та пов'язані ресурси? |
| Відображення | Чи запис зрозумілий у результатах пошуку та на цільовій сторінці? |
| Експорт | Чи зберігають експортовані метадані ідентифікатори, повторювані поля та зв'язки? |
| Конфіденційність | Чи уникає публічний запис захищеної або конфіденційної інформації? |
Коли запис готовий до каталогу?
Запис готовий до каталогу, коли ресурс чітко визначено, обов'язкові поля заповнені, термінологія та ідентифікатори дійсні, умови доступу та повторного використання явні, зв'язки структуровані, а публічна цільова сторінка відображається правильно.
Готовність до каталогу не обов'язково означає, що набір даних є відкрито доступним або що всі вимоги до метаданих дисциплінарного характеру виконані.
Поширені проблеми каталогізації
Неправильний тип об'єкта
Набір даних описується як проект, публікація, послуга або загальна організаційна діяльність.
Загальна назва
Назва не визначає набір даних, тему, метод або область застосування.
Опис на рівні проекту
Опис пояснює проект, але не вміст каталогізованого набору даних.
Непрацюючі посилання
Запис посилається на тимчасові сторінки, внутрішні шляхи або недоступні ресурси.
Неперевірені ідентифікатори
Ідентифікатори DOI, ORCID, організації або проекту вказують на неправильні об'єкти.
Плутанина з доступом та ліцензією
Відкритий доступ, доступність файлів та дозволене повторне використання представлені як одне недиференційоване значення.
Зв'язки у вільному тексті
Пов'язані публікації та набори даних згадуються лише в описі без структурованих ідентифікаторів.
Невідповідність каталогу
Опублікований запис відрізняється від затвердженого файлу метаданих або пакета набору даних.
Рекомендований метод роботи
Підготуйте та затвердіть метадані набору даних у структурованому локальному файлі перед внесенням інформації до каталогу. Створіть зіставлення між локальними полями та полями каталогу та задокументуйте будь-які трансформації або пропущені значення.
Після публікації порівняйте публічну цільову сторінку та експортовані метадані із затвердженим локальним записом. Зберігайте зіставлення та результат перевірки для майбутніх оновлень.
Важливі примітки
- Визначте, чи каталогізуєте ви набір даних, колекцію, послугу чи інший тип ресурсу.
- Опишіть сам набір даних, а не весь дослідницький проект.
- Заповніть обов'язкові поля цільового каталогу на додаток до локального профілю метаданих.
- Використовуйте лише перевірені постійні ідентифікатори.
- Зберігайте терміни контрольованого словника та їх ідентифікатори, де це підтримується.
- Зберігайте статус доступу та інформацію про ліцензію окремо.
- Записуйте зв'язки, використовуючи ідентифікатори та типи зв'язків, а не лише оператори у вільному тексті.
- Не розголошуйте внутрішні шляхи до сервера, облікові дані чи конфіденційну технічну інформацію.
- Перевіряйте публічну цільову сторінку та експортовані метадані після публікації.
- Оновлюйте запис каталогу, коли змінюється версія набору даних, доступ, ліцензія, автори або місцезнаходження.