Форма моніторингу
Стандартна операційна форма для запису та консолідації інформації про діяльність Центру компетенцій з управління даними НАН України.
Форма моніторингу підтримує регулярний збір інформації про консультації, навчання, курування даних, методологічні ресурси, співпрацю та інші види діяльності Центру.
Зібрана інформація забезпечує доказову базу для показників діяльності, внутрішнього моніторингу та підготовки річного звіту.
Інформація про документ
Ключова інформація про мету та використання Форми моніторингу.
Тип документа
Форма операційного моніторингу
Мета
Послідовний облік та консолідація діяльності Центру
Периодичність
Регулярний запис з періодичною та щорічною консолідацією
Доступні формати
PDF для довідки
Редагований формат для заповнення
Про форму моніторингу
Форма моніторингу – це операційний інструмент, який використовується для збору інформації, необхідної для моніторингу діяльності Центру компетенцій з обробки даних NASU FAIR.
Вона забезпечує узгоджену структуру для документування завершених заходів, їх дат, учасників, інституційної приналежності, типу підтримки, результатів та іншої інформації, необхідної для Індикаторів діяльності.
Регулярне використання форми зменшує необхідність реконструкції інформації ретроспективно наприкінці звітного періоду та забезпечує відстежувані докази для річної звітності.
Форму слід використовувати разом з Індикаторами діяльності, які визначають, що моніториться, та Шаблоном річного звіту, який консолідує результати моніторингу.
Операційна форма
Поточна опублікована версія
Форма моніторингу Центру компетенцій з управління даними НАН України.
Версія: [номер версії]
Оновлено: [дата]
Мова: [мова]
Формат: [XLSX / DOCX / PDF]
Що фіксується у формі
Інформація про моніторинг організована відповідно до основних напрямків діяльності Центру компетенцій.
Консультації та підтримка
Записує консультації та підтримку, надану окремим дослідникам, дослідницьким групам, установам та підрозділам дослідницької інфраструктури.
Інформація може включати тему, тип запиту, установу, дату та результат консультації.
Навчальні заходи
Записує вебінари, семінари, курси та інші освітні заходи, організовані або підтримані Центром.
Відповідна інформація може включати дати, теми, учасників, установи та навчальні матеріали.
Курування та публікація даних
Підтримка записів для підготовки метаданих, пакетів даних FAIR, депонування в репозиторії та публікації наборів дослідницьких даних.
Завершені випадки курування та отримані результати дослідницьких даних також можуть бути задокументовані.
Ресурси та результати
Записує підготовку або оновлення інструкцій, шаблонів, контрольних списків, профілів метаданих та інших практичних ресурсів.
Співпраця та координація
Співпраця з дослідницькими установами, репозиторіями, експертами з даних, проектами та національними або міжнародними дослідницькими інфраструктурами даних.
Розвиток та інші види діяльності
Розвиток служби документації, організаційна діяльність та інші види діяльності, пов'язані з виконанням мандата Центру та щорічних пріоритетів.
Як користуватися формою
Моніторинг слід інтегрувати в рутинну роботу, а не проводити ретроспективно лише наприкінці року.
1. Запис
Введіть дію
Запишіть дію невдовзі після її завершення.
2. Перевірка
Перевірте інформацію
Перевірте, чи запис повний та підтверджений відповідними записами.
3. Консолідація
Зведені результати
Об’єднайте записи відповідно до відповідних показників активності.
4. Звіт
Підготовка річного звіту
Використання консолідованої інформації моніторингу для підготовки річного звіту.
Принципи ведення обліку
Записи моніторингу мають бути лаконічними, послідовними та базуватися на перевірених видах діяльності. Інформацію слід вводити з використанням визначень та категорій, зазначених у Індикаторах діяльності.
Одну й ту саму діяльність не слід враховувати повторно, якщо вона не представляє окремі послуги або результати відповідно до методології індикатора.
Особиста або конфіденційна інформація не повинна включатися, якщо вона не необхідна для інституційного моніторингу, а її обробка дозволена чинними вимогами.
Мета моніторингу полягає в наданні достовірних доказів для оцінки та вдосконалення діяльності Центру, зберігаючи при цьому пропорційність звітного навантаження.
Робочий процес моніторингу та звітності
Три документи утворюють пов’язану систему моніторингу та звітності.
1. Що слід контролювати
Індикатори діяльності
Визначте діяльність, результати та результати, які слід контролювати.
2. Як записувати
Форма моніторингу
Забезпечує загальну структуру для запису інформації моніторингу.
3. Як звітувати
Шаблон річного звіту
Об'єднує інформацію моніторингу в річний огляд діяльності та результатів.
Доступ до документів та контроль версій
Форма моніторингу має бути доступна у форматі, що редагується, придатному для регулярного заповнення. PDF-версію також можна опублікувати як довідкову копію.
У кожній версії має бути зазначено номер версії, дату публікації або затвердження та орган, відповідальний за ведення форми.
Зміни до визначень полів або категорій моніторингу мають бути узгоджені з відповідними змінами до Індикаторів діяльності та Шаблону річного звіту.
Користувачі повинні перевірити, чи використовують вони поточну версію, перш ніж вводити інформацію для нового звітного періоду.